必备 | 英文邮件格式、内容,到底怎么回复才够正式?

编辑:张强律师 法律咨询 2020-04-12 16:04:35

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出国留学、职场经常都会用英文邮件进行沟通交流。职场小白迈出第一步有时候也需要用邮件去自荐。

说发邮件很简单,但是到了真正要发的时候,你真的知道怎么样的一份邮件显得正式同时高效表达呢?

看邮件的第一眼就是格式格式英文,就像看人的衣服一样。格式就是邮件的外表格式英文,如果是格式就看起来很不舒服,很不正式的话;如果是在自荐邮件出现,你是绝对不可能收到回复的;如果是在职场里互相发邮件出现,给上级或者同事都会感觉你很不专业。

一封正式邮件的必备项就是:主题、称谓、正文、结尾、落款。

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1

Subject line标题

邮件主题经常都有人忽略,要么就不写,要么写了,也不够具体,从主题上别人就当这封邮件是垃圾邮件。要知道你的老板、同事、或者客户可能每天要浏览几十上百篇邮件,所以你需要给邮件一个简单、明确、具体的标题,让对方看一眼标题,甚至不用打开就知道这篇邮件要说什么。

比如,不只是写“Application”,而是写“Application of Reduce Load”

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2

Salutation 称谓

跟对方邮件来往较多

用Hi XX或者Hello XX,比如Hi William。这种方式通常是用来你和对方关系很熟,或者你已经和对方来往过很多次邮件。不知道姓名的还可以直接用Hi。

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头一次跟对方联系,或者不熟悉

要正式一点,最好用 “Dear+姓”,比如Dear Mr. Green, Mrs. Green。如果不知道对方(女性)是否已婚,用“Ms.”来代替“Miss”或“Mrs.”最保险。如果不知道对方姓氏或性别,使用“Dear Sir/Madam”。

收件人不止一个

使用“Dear customers”或者“Dear partners”,给同事们可以写“Dear All”

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3

Main point 正文

一般英文邮件刚开头都要开始寒暄一下:

开场白

Hope you are well.

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张强律师简介:
2001年6月毕业于山东大学法学院,法学专业。
专注于劳动工伤、合同纠纷、房产纠纷、婚姻家事等民商事及刑事辩护领域